Bon ton digitale: telefono, email, messaggi come comportarsi
Nell'era 4.0 le buone manieri sono importanti anche verso la tecnologia
Telefono, e-mail, messaggi, WhatsApp nell’era 4.0 sembra essere diventato un dovere essere sempre pronti a rispondere a tutti i vari stimoli tecnologici. Ma a volte è davvero così essenziale essere sempre connessi? Ed è oltremodo opportuno sollecitare il destinatario della nostra comunicazione ed inondarlo di richieste il più delle volte a dir poco indesiderate ed invadenti?
Per questo mese la riflessione della nostra rubrica di Velvet Wedding & Bon ton è dedicata proprio al bon ton digitale ed al corretto utilizzo delle tecnologie, il cosiddetto business etiquette. Da anni ormai si sente parlare di netiquette, per definire quell’insieme di norme e buone maniere che si applicano al mondo digitale. Gli utilizzatori del web sono sempre maggiori e negli ambiti più eterogenei. Prima di scrivere, dunque, è bene pensare e poi postare, per evitare scivoloni clamorosi che potrebbero offendere gli altri interlocutori. “La prima regola e forse l’unica, del buono stile è che si abbia qualcosa da dire: con questa regola si va lontano!” (Arthur Schopenhauer).
Bon ton digitale: come utilizzare il galateo nel mondo online
Nell’era digitale in cui ci troviamo immersi, il galateo non è più confinato solo alla tavola imbandita con eleganza, ma si estende anche al mondo delle e-mail professionali, dei messaggi WhatsApp, delle videochiamate su Zoom e all’uso corretto degli strumenti online. In un contesto in cui la comunicazione è fondamentale, la padronanza di queste semplici regole può fare la differenza tra un conversazione corretta o no o tra un colloquio di lavoro di successo e uno che non lo è. Noi, che mettiamo la buona comunicazione al centro della nostra missione di vita, vogliamo condividere con i nostri lettori le linee guida più importanti.
Ciò che pubblichi resta
Prima di esternare pensieri, considerazioni e sentimenti e trasferirli sulla tastiera del computer o del telefonino, è bene tenere presente che ciò che scrivi o pubblichi sul web rimane ed ha una sua rilevanza sia a livello empatico che legale, al pari delle azioni che si intraprendono in una dimensione reale con l’interlocutore davanti a sé e non dietro allo schermo.
Attenzione all’uso smodato del tu
Partiamo da un’osservazione generale: mentre l’informalità della comunicazione è sempre più diffusa, è importante ricordare che l‘utilizzo del “tu” non è necessariamente un errore, ma il “lei” non è mai fuori luogo. Con l’avvento di Internet e dei social media, il confine tra formalità e informalità nella comunicazione si sta sempre più sfumando. Tuttavia è essenziale comprendere il giusto grado di formalità da mantenere, specialmente quando si comunica online.
Il contesto lavorativo e l’etichetta sociale giocano un ruolo fondamentale nel determinare il livello di formalità appropriato. In generale, è consigliabile utilizzare il “lei” quando ci si rivolge a un superiore, a una persona anziana o a una donna. Tuttavia, se si viene invitati a utilizzare il “tu”, è importante accettare l’invito e adattarsi a una conversazione più informale, soprattutto se l’invito arriva da una persona più grande di noi.
Bon ton digitale: attenzione al numero delle email, inseriamo sempre l’oggetto della comunicazione
Passando alla comunicazione via e-mail, è importante seguire alcune regole di bon ton digitale. Anche se le lettere cartacee sono diventate sempre più rare, le e-mail mantengono comunque un certo grado di formalità. Un’e-mail ben scritta dovrebbe includere un‘apertura cortese, un corpo chiaro e ben strutturato e una chiusura formale, seguita dalla firma completa. Non ultimo e meno importante un oggetto che ci fa immediatamente capire dove virerà la nostra comunicazione. Questo va inserito in modo chiaro e conciso e va prestata attenzione alla formattazione del testo per renderlo facilmente leggibile. Inoltre, è importante rispondere alle e-mail ricevute, anche se solo per comunicare che la richiesta è stata ricevuta e sarà gestita.
Messaggi, smart working, post sui social
Nel mondo delle chat istantanee, come WhatsApp, è importante evitare di inviare molti messaggi e soprattutto frammentati e fare attenzione alla correttezza grammaticale. Anche in questo contesto, l’educazione e la cortesia dovrebbero essere sempre presenti. Molto spesso poi si inizia la conversazione nemmeno salutando il nostro interlocutore. Tutti siamo presi da mille cose durante la giornata, ma un frammento di secondo per iniziare un messaggio almeno con un ciao è doveroso. Inoltre se non abbiamo confidenza con il nostro interlocutore, valutiamo di inviare un messaggio in un orario inadeguato, come la tarda serata.
Infine, durante le videochiamate su piattaforme come Zoom, è importante mantenere un certo livello di professionalità, anche se ci si trova a lavorare da casa. Vestirsi in modo appropriato e comportarsi con cortesia durante le riunioni online sono segni di rispetto verso i colleghi e i clienti. In conclusione, il galateo digitale non è solo una questione di formalità, ma riflette anche il rispetto e l’attenzione verso gli altri. Seguire queste semplici regole può contribuire a creare un ambiente di lavoro più piacevole e professionale, sia online che offline. Quando decidiamo di pubblicare qualcosa sui social network, Facebook , Instagram o altro scriviamolo correttamente è fondamentale stare attenti ai contenuti, ma anche al modo in cui vengono veicolati, quindi a grammatica, punteggiatura, sintassi, refusi. È una buona abitudine quella di rileggere un testo o un messaggio prima di postarlo.